Como nuevo propietario de una pequeña empresa, una de las primeras herramientas en las que invertirá es un buen software de contabilidad. El envío de facturas profesionales, el seguimiento de los gastos y la tramitación de los pagos es uno de los fundamentos básicos del negocio.
Es decir, por muy divertido que sea dirigir tu propio negocio, estás en esto por el dinero...¿verdad?
El software de contabilidad ha avanzado mucho. Tanto que ya no tiene sentido llamarlo software.
Ahora todo se hace en línea. Los días en los que se introducía un disco en la vieja unidad de CD-ROM y se instalaba la última versión de QuickBooks en el disco duro han quedado atrás.
(Ugh, recuerdo esos días. *escalofríos*)
FreshBooks no es diferente. Su plataforma de contabilidad está alojada completamente en línea, y es accesible a través de la NUBE. No hay CDs, ni descargas, ni actualizaciones que impulsar. Sólo hay que conectarse.
Es la plataforma de facturación que he utilizado desde el principio de mi negocio de diseño web. Permíteme que te diga por qué.
*NOTA: Todas las capturas de pantalla de FreshBooks en acción son de una cuenta de demostración que he creado. No creerás que voy a revelar mis finanzas para que las veáis todos, ¿verdad?*
Características de FreshBooks
Tablero de mandos
Nadie quiere pasarse todo el día creando facturas y anotando números. El panel de control de FreshBooks se asegura de que nunca tengas que hacer eso.
Ofrece una rápida (y bonita) visión general de la situación financiera de su empresa en cuanto se conecta. Todo en una sola página, usted puede averiguar:
- Cuánto dinero se le debe
- Qué facturas están pendientes y vencidas
- Cuánto dinero ha ganado (o perdido) en las últimas semanas, meses e incluso años
- Dónde gasta su empresa la mayor parte de su dinero
- Acceso a potentes informes automatizados que le ofrecen una visión aún más profunda (más adelante)
De nuevo, todo esto se hace en una sola página. Es fácil de navegar y, a menudo, no tendrás que ir a otra página para obtener la información que buscas.
Facturación
Una buena plataforma de contabilidad es tan buena como sus capacidades de facturación. La facturación es el punto de partida de FreshBooks y lo que atrajo a los casi 10 millones de clientes que tiene ahora.
FreshBooks cambió el juego de la facturación. En una época en la que la mayoría de la gente seguía haciendo ruido con los caros CDs de QuickBooks, FreshBooks introdujo una innovadora plataforma de facturación basada en la nube. Todo a un precio asequible.
Con el nuevo diseño de FreshBooks, dejan claro que no piensan frenar en ningún momento. De hecho, FreshBooks puede incluso haber conseguido que la facturación divertido.
Estas son todas las características que puedes esperar de la plataforma de facturación de FreshBooks:
- Personalización completa de sus facturas
- Cobrar con depósitos
- Cobrar con tarjetas de crédito
- Personalización de las fechas de vencimiento
- Crear descuentos rápidos
- Crear y enviar presupuestos a los clientes potenciales
- Procesamiento de pagos en línea
- Cobrar tasas por retraso en los pagos
- Cree facturas periódicas y reciba el pago automáticamente
- Varias monedas en varios idiomas
- Portales de clientes de marca blanca
- Envíe recordatorios de pago a sus clientes
- Cobrar impuestos sobre las ventas
- Ofrecer crédito al cliente
- Seguimiento de los pagos fuera de línea
- Enviar correos electrónicos o correo postal
- Circulaciones fiscales automatizadas
- Vistas previas de las facturas
- Saber cuándo su cliente ha visto la factura
- Automatización completa de la facturación (extremadamente útil para los productos basados en la suscripción)
Mis funciones favoritas son las que me permiten automatizar mi negocio. Puedo automáticamente enviar facturas, cargar la tarjeta de crédito de mi cliente y enviarle un recibo.
Esto es increíblemente útil cuando tienes productos basados en la suscripción, como es mi caso.
Procesamiento de pagos
Cuando se trata de recibir pagos de los clientes, FreshBooks tiene varias opciones. Puede registrar los pagos a las facturas a través de métodos tradicionales como:
- Consulte
- Transferencia bancaria
- Efectivo
- Débito
Pero hoy en día, todas las empresas quieren recibir pagos con tarjeta de crédito. Si vende productos en línea, es absolutamente esencial.
Pagos de FreshBooks
El nuevo FreshBooks ahora incluye su propio procesador de pagos con tarjeta de crédito. FreshBooks está integrado con WePay para gestionar las transacciones. Las tarifas que cobran son competitivas con los estándares del sector: 2,9% + $0,30 por transacción para Visa y MasterCard, y 3,5% + $0,30 para American Express.
Se le paga a través de un depósito directo en su cuenta bancaria en 2-5 días laborables.
Raya
Las tarifas que cobran son las mismas que las de Freshbooks Payments. (Freshbooks Payments vino después de Stripe, así que naturalmente no querían cobrar más).
Además, Stripe te paga mediante depósito directo en 2-5 días laborables.
Freshbooks Payments vs Stripe (el poder de la automatización)
Pero Stripe hace un mejor trabajo en la gestión de las suscripciones de los clientes y el cobro automático de su tarjeta de crédito cada mes. Por lo que tengo entendido, FreshBooks Payments no le permite introducir manualmente la tarjeta de crédito del cliente y la información de facturación. Su cliente tiene que hacerlo ellos mismos a través de su portal en línea.
Personalmente, me gusta tener el control. Stripe FTW.
¿No tiene PayPal?
Esto es un gran descuido por parte de FreshBooks.
El nuevo FreshBooks eliminado la opción de recibir los pagos de los clientes a través de PayPal, algo que no me impresiona. Aunque no soy un fan de PayPal ni mucho menos, sigue siendo uno de los procesadores de pagos en línea más populares del mundo.
Está claro que FreshBooks quiere que más gente utilice su propio procesador de pagos, pero eliminar las opciones para sus clientes no es la forma de hacerlo.
Espero que se den cuenta de su error y vuelvan a integrar PayPal en el futuro.
Mientras tanto, puede seguir aceptando pagos directamente a través de PayPal, y luego registrar manualmente el pago en FreshBooks. No es tan sexy, pero funciona.
Seguimiento de los gastos
Hay que gastar dinero para ganar dinero. FreshBooks hace que sea súper fácil hacer un seguimiento de los gastos de tu negocio importando automáticamente tus compras desde tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito.
Sólo tiene que conectar sus cuentas financieras a FreshBooks y ver cómo se produce la magia.
FreshBooks dice que admite cuentas de más de 14.000 instituciones financieras, así que es muy probable que la suya esté incluida.
Consejo profesional: Si aún no lo ha hecho, abra una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito que sólo se utilicen para su negocio. Si mezclas los gastos de la empresa con los personales en la misma cuenta, FreshBooks no podrá notar la diferencia y lo importará todo. Créeme, tener cuentas separadas te ahorrará mucho tiempo en la temporada de impuestos.
Gestión de proyectos
Tiendo a trabajar en solitario, sólo ocasionalmente contratando a contratistas. Pero si tienes un equipo que gestionar y con el que colaborar, las funciones de gestión de proyectos de FreshBooks pueden ser una buena opción para ti.
Te permite:
- Colaborar con clientes, contratistas y empleados
- Compartir imágenes y archivos
- Fijar las fechas de vencimiento de los proyectos
- Chatea con los miembros del equipo
- Mantener la información del cliente en un solo lugar (archivos, documentos, material gráfico, finanzas, todo...)
Todo esto está incluido en tu suscripción. No hay ningún coste adicional. Quizás podrías ahorrarte los $10/mes que gastas con Dropbox y pasarte a FreshBooks...
Seguimiento del tiempo
Además de la gestión de proyectos, FreshBooks le ayuda a gestionar su tiempo (y el de su equipo).
Dependiendo de su línea de trabajo, puede facturar a sus clientes por horas. Por ello, sus clientes querrán tener una relación detallada de cómo invierte exactamente su tiempo. Al fin y al cabo, tiempo = dinero.
¿Qué incluye la herramienta de gestión del tiempo de FreshBooks?
- Temporizador (duh)
- Hojas de tiempo del equipo
- Desglose claro de cada día
- Seguimiento de clientes y proyectos
- Facturación automatizada de la hora de seguimiento por proyecto
- Gestores de proyectos
- Seguimiento del tiempo no facturado
Registre todo su tiempo dentro de FreshBooks, y luego convierta ese tiempo en una factura con un simple clic del botón. O simplemente puede utilizarlo como su rastreador de productividad personal.
Informes contables e impuestos
Esta es una de mis características favoritas de FreshBooks. Con un par de clics, FreshBooks generará potentes informes que le darán una visión profunda de su negocio.
Esta es sólo una muestra de los tipos de informes que se obtienen:
- Pérdidas y ganancias por:
- Cuarto
- Año
- Resúmenes de los impuestos sobre las ventas
- Antigüedad de las cuentas
- Detalles de la factura para todas y cada una de las facturas
- Informes de gastos por:
- Categoría
- Proveedor
- Cliente
- Autor (la persona que compra el material)
- Detalles de la entrada de tiempo por:
- Más variedades de las que puede contar
Sus datos son una mina de oro. Es más importante que nunca tratarlos como oro, e ir a buscarlos. FreshBooks es la herramienta que le ayudará a hacerlo.
Aplicaciones e integraciones
Nuestro mundo moderno está ahogado en aplicaciones. Las mejores son las aplicaciones que se construyen para comunicarse y colaborar con los demás. Afortunadamente, FreshBooks lo sabe, y ha construido su plataforma para jugar bien con otros.
Desde Gmail y Shopify, hasta Zapier y Capsule, FreshBooks se integra con docenas de otras plataformas. CRM's, gestores de productividad, plataformas de comercio electrónico, lo que sea.
Aplicación móvil
Con el lanzamiento de la nueva versión de FreshBooks también se lanzó una nueva aplicación móvil.
La aplicación móvil ha mejorado mucho. Casi todo lo que se puede hacer en la versión de escritorio también se puede hacer en la aplicación móvil. Cree y envíe facturas, registre los pagos, controle e importe los gastos, gestione los proyectos y controle su tiempo.
Por lo que veo, lo único que no se puede utilizar es la función de informes. Teniendo en cuenta lo poco que se necesita para generar informes sobre la marcha, esto no es un gran contratiempo.
La aplicación está disponible tanto para iOS y Android. Todavía no se sabe nada de una versión para Windows pero, sinceramente, ¿a quién le importa?
Precios de FreshBooks
Freshbooks solía tener una versión gratuita que sólo te permitía facturar a unos 5 clientes, pero parece que se han deshecho de ella con el lanzamiento del nuevo FreshBooks. Ahora, ofrecen una prueba gratuita de 30 días de la versión Plus.
Sinceramente, nunca he utilizado la versión gratuita. Pasé directamente al modelo de pago. Merece la pena.
FreshBooks tiene tres planes de precios para elegir. La diferencia en los planes se reduce simplemente a cuántos clientes tienes:
- FreshBooks Lite: $15/mes (Facturar hasta 5 clientes)
- FreshBooks Plus: $25/mes (Facturación de hasta 50 clientes)
- FreshBooks Premium: $50/mes (Facturación de hasta 500 clientes)
Este precio está a la par con el resto de la industria. Su mayor competidor, QuickBooks, cobra $27/mes por su plan "Plus". Personalmente creo que es un producto inferior.
Soporte
A veces te vas a quedar atascado. Y cuando lo hagas, vas a querer ayuda. Rápido.
Hoy en día, la mayoría de las empresas tienen una variedad de soluciones que se dividen en dos categorías:
- Autoservicio (a través de preguntas frecuentes, bases de conocimiento y tutoriales)
- Comunicación (por teléfono, correo electrónico, texto y chat)
FreshBooks tiene opciones de ambas categorías.
Autoservicio
La mayoría de sus preguntas pueden ser respondidas a través de una simple búsqueda en la base de datos de preguntas frecuentes de FreshBooks. Es fácil de navegar y la función de búsqueda es muy completa.
Comunicación
Ah, sí, la comunicación. Algo que todos parecían hacer mucho mejor antes de tener todas estas... herramientas de comunicación.
Si no consigue ninguna respuesta en la sección de autoayuda, puede ponerse en contacto con FreshBooks por teléfono o correo electrónico.
Y FreshBooks hace algunas afirmaciones bastante audaces con respecto a su soporte telefónico. Dicen que siempre responder al teléfono dentro de 4 anillos.
Por si te lo preguntas, sí, lo he probado.
Respondieron en...
5 anillos.
ESO ES TODO, APÁGUENLO TODOS Y PÁSENSE A QUICKBOOKS.
En lo que a mí respecta, acepto 5 timbres de cualquier compañía cualquier día. De hecho, no puedo pensar en otra compañía que haya respondido con un ser humano tan rápidamente. Como, nunca.
Conclusión:
He estado usando FreshBooks desde el principio de mi negocio. Aunque no he utilizado muchas otras plataformas de facturación, (yo tienen usé QuickBooks, no me gustó) tampoco he sentido la necesidad de hacerlo. FreshBooks satisface mis necesidades y más.
La eliminación de PayPal como opción de pago para sus clientes es un contratiempo bastante molesto, pero no es un problema.
Si necesitas una nueva plataforma de facturación y contabilidad para tu negocio, te recomiendo encarecidamente que pruebes Freshbooks.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta FreshBooks al mes?
FreshBooks tiene 3 niveles de suscripción. $15/mes para FreshBooks Lite (hasta 5 clientes), $25/mes para FreshBooks Plus (hasta 50 clientes), y $50/mes para FreshBooks Premium (hasta 500 clientes).
¿Existe una versión gratuita de FreshBooks?
No, ya no. FreshBooks ofrece una prueba gratuita de 30 días, pero después tendrás que pagar mensualmente.
¿Acepta FreshBooks pagos con PayPal?
No. Antes sí, pero ya no. Todos los pagos deben ser procesados a través de Stripe o FreshBooks Payments.
¿Es FreshBooks mejor que QuickBooks?
Eso es como comparar manzanas con naranjas. QuickBooks es un sistema de contabilidad más completo. Mientras que FreshBooks se centra más en la facturación, el procesamiento de pagos y la contabilidad básica. La elección de uno se reduce a las necesidades de su negocio.
¿Cómo puedo volver a FreshBooks classic?
No puedes, FreshBooks classic ha muerto. ¡Todos aclaman el nuevo FreshBooks!
¿Tiene FreshBooks un balance general?
Sí, FreshBooks tiene una función de balance, pero es principalmente una plantilla. Para funciones de contabilidad más avanzadas, es posible que desee considerar algo como QuickBooks en su lugar.
¿Acepta FreshBooks los pagos ACH?
FreshBooks no acepta pagos ACH. Todos los pagos deben realizarse mediante tarjeta de crédito.
